Politica de Confidențialitate

Platforma Agent Vocal (inclusiv produsele de verticală, precum Denta-call) este operată de Agent Vocal SRL, Pitești, România („noi”). Oferim un serviciu de recepționeră vocală bazată pe inteligență artificială pentru firme („clientul” / „firma”), care răspunde apelurilor telefonice ale apelanților („apelanți”, de ex. pacienții unei clinici).

Date de cont: nume, adresă de email, date despre firmă (denumire, adresă, program, listă de servicii și prețuri), introduse la înregistrare sau importate la cererea firmei din surse publice (de ex. profilul Google al firmei).

Date despre apeluri: înregistrarea audio și transcrierea conversațiilor preluate de agentul vocal, numărul de telefon al apelantului, data, durata și rezumatul apelului. Apelanții sunt informați la începutul conversației că apelul este preluat de un asistent vocal și înregistrat.

Date despre programări: numele, numărul de telefon și motivul vizitei comunicate de apelant pentru crearea unei programări în calendarul firmei.

Date tehnice: jurnale de securitate (de ex. adresa IP în formă pseudonimizată pentru limitarea abuzului pe paginile publice de demonstrație) și jurnal de audit al operațiilor administrative.

Dacă firma își conectează calendarul Google, accesăm (exclusiv cu acordul explicit al firmei, prin ecranul oficial de consimțământ Google) următoarele: intervalele ocupate/libere (pentru a verifica disponibilitatea) și evenimentele create de agentul nostru (pentru a adăuga, lista sau anula programările făcute telefonic), plus adresa de email a contului conectat (pentru afișare în panoul firmei).

Token-urile de acces sunt stocate criptat (AES-256) și nu sunt niciodată expuse în browser. Firma poate deconecta calendarul oricând din panoul de administrare; la deconectare revocăm accesul la Google și ștergem token-urile.

Utilizarea și transferul informațiilor primite de la Google API respectă Google API Services User Data Policy, inclusiv cerințele Limited Use: datele din Google Calendar sunt folosite DOAR pentru funcția de programări vizibilă firmei, nu sunt vândute, nu sunt folosite pentru publicitate și nu sunt folosite pentru antrenarea modelelor de inteligență artificială.

Prelucrăm datele pentru: (1) furnizarea serviciului contractat de firmă (art. 6 alin. 1 lit. b GDPR); (2) interesul legitim al firmei de a nu pierde apeluri și de a-și organiza programările (art. 6 alin. 1 lit. f); (3) obligații legale de facturare și evidență (art. 6 alin. 1 lit. c). Pentru datele apelanților, firma este operator, iar Agent Vocal SRL acționează ca persoană împuternicită.

Datele sunt stocate criptat pe infrastructură din Uniunea Europeană (Frankfurt). Folosim sub-procesatori pentru găzduire, telefonie, procesarea vocii și trimiterea de emailuri, fiecare sub acorduri de prelucrare conforme GDPR. Înregistrările și transcrierile se păstrează pe durata contractului cu firma și se șterg la încetarea acestuia sau la cerere. Jurnalele tehnice de securitate (pseudonimizate) se șterg automat după cel mult 7 zile; jurnalul de audit al operațiilor administrative se păstrează pe durata contractului.

Ai dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, precum și dreptul de a depune o plângere la ANSPDCP (dataprotection.ro). Apelanții își pot exercita drepturile atât direct la firma pe care au sunat-o, cât și la noi.

Pentru orice întrebare legată de confidențialitate scrie-ne la suport@agentvocal.ro.